Lentefris: waar sla je persoonsgegevens en onderzoeksdata veilig op?
Waar staat jouw data eigenlijk? De kans is groot dat je het niet precies weet. Een bestand op je laptop, een map in Teams, misschien nog iets in een oude projectomgeving of — eerlijk is eerlijk — op een USB‑stick. Handig op het moment zelf, maar niet altijd de veiligste keuze.
En dat is precies waar het om draait. Want achter die bestanden zitten studenten, collega’s en onderzoeksdeelnemers. Mensen die erop vertrouwen dat wij zorgvuldig omgaan met hun gegevens. Het voorjaar is een mooi moment om daar even bij stil te staan. Wat kan schoner, slimmer en veiliger?
Handig is niet altijd veilig
Soms lijkt iets praktisch, maar zit daar juist een risico. Denk aan even iets lokaal opslan, mailen van of naar je privé-account of 'tijdelijk' delen via een persoonlijke cloud. Juist dit soort snelle oplossingen maken data kwetsbaar. Bestanden raken zoek, onbevoegden krijgen toegang of data blijft rondslingeren zonder dat iemand het doorheeft.
“Ik neem het even mee naar huis”
Voorbeelden uit de praktijk
Een docent-onderzoeker interviewbestanden met studentgegevens op een USB-stick om thuis verder uit te werken. De stick raakte kwijt. Resultaat: een datalekmelding, veel uitzoekwerk en onrust bij de betrokken deelnemers.
Een projectteam deelde onderzoeksdata via een persoonlijk cloudaccount, “omdat dat het snelst was”. Toen een collega uit dienst ging, bleef de toegang die de persoon had tot die bestanden actief. Maanden later bleek dat gevoelige informatie nog steeds toegankelijk was. Alle mogelijkheid voor een groot datalek.
Na de toetsweek wil een docent snel een overzicht van cijfers en beoordelingen van studenten delen met een collega die ook lesgeeft in dezelfde klas. Het Excelbestand staat op de laptop van de docent. Het bestand wordt “even snel” via privé‑mail doorgestuurd of als bijlage in WhatsApp gezet. Handiger is het om het bestand in Teams te delen met de alleen de betrokken collega. Nadat alle cijfers in het juiste systeem zijn opgevoerd wordt het bestand volgens de afspraak verwijderd.
Kleine keuzes, grote impact. Voor betrokkenen raakt het hun privacy. Voor de HAN betekent het extra werk, risico’s en mogelijk verlies van vertrouwen.
Verzamelen, bewaren en archiveren: zo doen we dat bij de HAN
Veilig omgaan met data begint al vóórdat je iets opslaat en loopt door tot het moment waarop je gegevens verwijdert of archiveert.
Wat betekent dit voor jouw rol?
Hoe zit het bij jou?
Staat je data op de juiste plek? Heeft iedereen de juiste toegang? Bewaar je niet meer dan nodig?
Door jezelf deze vragen te stellen, maak je al verschil. Zo houden we het samen niet alleen lentefris, maar ook betrouwbaar.
Mini-quiz
Hulp nodig of twijfel je?
Neem contact op met je DSPO'er. Samen zorgen we dat onze data veilig, overzichtelijk en lentefris blijft.
Antwoorden: 1B – 2B – 3B
