Functioneel beheerder Seline over OSIRIS: ‘Geen paniek, het komt altijd goed’

Afgelopen schooljaar stapte de HAN over van studentinformatiesysteem Alluris naar OSIRIS. Een compleet nieuw systeem om de studievoortgang bij te houden. Dat is natuurlijk even wennen. Voor studenten, die zeker willen weten dat hun cijfers en inschrijvingen goed doorkomen. Voor docenten, die moeten leren werken met nieuwe cursuscodes, documentatie en feedback verwerking. Voor studiebegeleiders, die allerlei vragen van studenten op zich af krijgen over een systeem dat ze zelf ook pas net leren kennen. Eigenlijk voor iedereen bij de HAN.

Het is dus niet gek dat het afgelopen jaar wat rommelig verliep met de introductie van OSIRIS. “Alle data van de HAN moest van Alluris naar OSIRIS en die systemen passen niet 1-op-1 op elkaar”, legt Seline Slaats (26) uit. “Dus bij veel onderdelen werd de data net niet goed overgezet en moesten we (de functioneel beheerders en studievoortgangmedewerkers van de academies, red.) dat zelf gaan doen. Er zit heel veel handwerk in en daar zijn we nog steeds druk mee.”

Seline werkt nu een klein jaar als decentraal functioneel beheerder OSIRIS bij ATBC en de Academie Sport & Bewegen. Het is haar taak om problemen op te lossen waar studenten en medewerkers tegenaanlopen met OSIRIS, en de centraal functioneel beheerders om aanpassingen van het systeem te vragen als dat nodig is.

Een functie die best wat hectiek met zich meebrengt, want vragen krijgt Seline genoeg. “Iedereen op de HAN werkt nu met dit systeem, dus dat zijn een hele hoop mensen die daarmee moeten leren werken.”

Aan iedereen die al eens met de handen in het haar heeft gezeten vanwege een probleem met OSIRIS, wil Seline meegeven: “Geen paniek. Je bent je cijfer niet zomaar kwijt als hij niet doorkomt in het systeem. En als er iets misgaat met inschrijven kan dat gewoon nog hersteld worden. Het komt altijd goed.”

“Het belangrijkste”, voegt ze toe, “is dat studenten bij twijfels en problemen gewoon naar de SB’er stappen. Als er dan inderdaad iets niet blijkt te kloppen in OSIRIS, dan kunnen we dat oplossen. Maar als die vragen niet bij ons komen, kunnen we ook het systeem niet verbeteren.”

Juist bij OSIRIS is die feedback enorm belangrijk. Want precies datgene wat de implementatie in het begin zo lastig maakt, is ook waar de kracht van dit nieuwe systeem ligt. “OSIRIS wordt vrij ‘leeg’ aangeleverd. Je mag als organisatie zelf beslissen hoe je het inricht. Dus je begint weliswaar vanaf 0, maar uiteindelijk kun je het perfect op maat maken. En om te weten wat er moet gebeuren, hebben we input van de gebruikers nodig.”

Een groot voordeel van OSIRIS is dat het voor uniformiteit zorgt. “We hebben 14 academies en op dit moment zijn dat 14 eilandjes. Overal zijn dingen weer anders geregeld. Daar wil de HAN wat aan doen. Eén van de belangrijkste koersdoelen is flexibilisering. Studenten moeten bijvoorbeeld eenvoudig vakken kunnen volgen aan elke academie, als ze dat willen. Met OSIRIS zijn de academies minder afgebakend en wordt dat dus veel makkelijker.”

Heb je vragen over of problemen met OSIRIS, check dan de webpagina

Foto David van Haren