Afstudeerprojecten Studenten brengen een frisse blik en energie in een organisatie

32136 studeren in de brew, communicatie, studenten, werkgroep, samenwerken, finance, economie, project

Bedrijfskundige Informatica & Management, kortweg BIM, is één van de afstudeerrichtingen van de Academie IT en Mediadesign van de HAN. Groepjes derdejaars studenten werken tijdens hun studie aan projecten in opdracht van bedrijven en overheden.

De BIM afgestuurde is een professional die een brugfunctie vervult tussen Business en IT. Zij krijgen de handvatten mee, kennis en kunde op beide vakgebieden, om deze ‘kloof’ te kunnen dichten. Het laatste semester van het tweede en derde studiejaar staat geheel in het teken van het uitvoeren van een project: een echte opdracht voor een echte organisatie. Een project heeft altijd een duur van acht weken en wordt in groepjes van vier tot zes studenten uitgevoerd.

De opdrachten zijn divers, van data- en procesanalyse tot en met een prototype of demo model, waar de opdrachtgever verder op voort kan borduren. Andere opdrachten zijn bijvoorbeeld gericht op governance en informatieplanning, implementatie- en beheervoorstellen, analyseren en uitwerken van RPA mogelijkheden, BI-oplossingen met dashboards, een digitale werkplek, et cetera.

Fulltime werken aan een opdracht van een bedrijf of een andere organisatie is behoorlijk intensief voor studenten. Zeker in coronatijd, wanneer alle besprekingen ook nog eens online via Teams verlopen. ‘Het werken voor een bedrijf voelt anders dan de fictieve opdrachten die we voor school hebben gedaan. Je voelt de druk en de motivatie die erachter zitten’, constateert BIM-student Stijn Bartraij. Zijn team kreeg van softwareconsultancybureau Qexpertise in Veenendaal de opdracht een calculatiemodel te maken voor het implementeren van software door het bedrijf.

‘Zo’n software-implementatie bestaat uit veel onderdelen, het duurt lang en loopt ook vaak uit. We hebben de onderdelen van het implementatieproces benoemd en hebben per onderdeel aangegeven hoeveel tijd dit kost’, vertelt Stijn Bartraij. ‘Klanten kunnen aanvinken van welke onderdelen ze gebruik willen maken en weten dan meteen hoeveel uur dat kost.’

Marc Pit, general manager van Qexpertise, is enthousiast over de werkwijze van de studenten en het resultaat. ‘De derdejaars BIM-studenten zijn er in twee maanden tijd in geslaagd op basis van Trimit-ERP-software een calculatiemodel, een consultancy-checklist voor de implementatie en een functioneel ontwerp voor de doorvertaling naar de website te maken. Met een duidelijke oplevering. Daar hebben we als bedrijf wat aan en word ik vrolijk van.’

Het bedrijf werkt veel voor groothandels in de mode. ‘We hebben het calculatiemodel en de consultancy-checklist voor eerst gebruikt voor een Belgische fashionklant’, vervolgt Marc Pit. ‘Het is in tien dagen gelukt de klant te laten werken met deze software. Dat is snel. We zijn het programma nu verder aan het implementeren.’

Een opdracht van een bedrijf voelt anders dan een fictieve opdracht voor school.

Doorvragen

In het begin was het best even wennen voor de studenten, constateert Stijn Bartraij. ‘Het ging in het begin allemaal heel snel, waardoor we niet echt wisten wat de opdrachtgever precies wilde. Als student is het dan best lastig om te zeggen, dat we eerst goed moesten doorvragen. Ik heb er van geleerd dat je je eigen plan moet trekken en niet alleen moet meegaan met je opdrachtgever.’

Voor Marc Pit was het helemaal geen probleem dat de studenten even een stapje terugdeden en een aantal vragen hadden. ‘Ze hebben alles tot in de puntjes uitgewerkt. Het leuke van deze studenten is dat ze heel nauwgezet een projectplan maken en een plan van aanpak schrijven. Dat doen ze vanuit de theorie die ze hebben geleerd en veel professioneler dan de meeste bedrijven. Ik heb nog nooit zo’n volledig document gezien’, vertelt de ondernemer. ‘De bijgeleverde documentatie is ook glashelder, daar is geen speld tussen te krijgen. Dat is belangrijk, want in de praktijk is het niet altijd duidelijk wat een klant wil. Met zo’n duidelijke beschrijving, kan een klant nooit zeggen: dit hadden we niet besproken.’

Student Stijn Bartraij kijkt tevreden terug op het resultaat van de werkstage: ‘We hebben het calculatiemodel gemaakt plus een ontwerp ervan voor de website. Het bedrijf heeft het zelf op de website gezet en werkt er nu mee. Dat geeft voldoening.’

Business Intelligence

Sandra McEwan van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) in Apeldoorn vroeg een groep studenten te helpen bij het verbeteren van het informatiegestuurd werken. Ze benadrukt dat ze twee redenen had om de studenten in te schakelen: vanuit maatschappelijke betrokkenheid en het belang van jonge mensen, die op een andere manier kijken naar de organisatie. ‘Het is goed als studenten zien dat de overheid met innovaties bezig is en een aantrekkelijke werkgever is.’

Begin 2020 ging de VNOG van start met informatiegestuurd werken. Business intelligence is daar een onderdeel van, denk aan slimme analyses doen en efficiënter werken. ‘Bijvoorbeeld door data te combineren via een dashboard, waardoor je goed inzicht krijgt waar voertuigen worden ingezet’, legt Sandra McEwan uit. ‘Daar gebruiken we nu dit Power BI-tool van microsoft voor.’

Tom Leenders is één van de vijf BIM-studenten die bij de VNOG aan de slag ging. De VNOG is één van de 25 veiligheidsregio’s in Nederland. Door het uitbreken van de Covid 19-pandemie was er nogal wat extra werk en moesten bepaalde scenario’s snel worden uitgewerkt. ‘Onze opdracht was om een bestaand Excell-analysetool om te zetten in een Power BI-analysetool geschikt voor alle mogelijke scenario’s. De generieke werking hebben we bewezen met het laden van coronascenario’s, waardoor het een coronatool werd. Het is een sterkte tool, die data visualiseert met behulp van staafdiagrammen of een matrix. Door verschillende indicatoren in te voeren kun je verschillende scenario’s uitwerken’, licht Tom Leenders toe. ‘We hebben bijvoorbeeld ook onderzoek gedaan naar klimaatverandering. Wat gebeurt er in een warme zomer. Wat gebeurt er als de watervoorraad opraakt, dat is een belangrijk punt voor de veiligheidsregio.’

Eerste gebruikers

Sandra McEwan is blij met de inzet van de studenten, die als eersten de Power BI-software gebruikten. ‘Dat heeft ons heel goed geholpen bij het opzetten van deze IT-omgeving.

De studenten hebben de hele tool geanalyseerd, ingericht en aanbevelingen gedaan hoe het beter kan. Dat was voor ons heel leerzaam. De zes studenten hebben veel werk verzet. In gesprekken hebben ze ook dingen ter discussie gesteld. Daarmee brachten ze een frisse blik en energie in de organisatie. Die jonge gasten pakken nieuwe informatie makkelijk op en gaven ons mooie feedback. En voor hen is dit een ervaring, die ze hun hele leven meenemen.’

Tom Leenders beaamt dat: ‘Hoe vaak krijg je de kans mee te kijken bij een veiligheidsregio. Je hoort erover in de media, maar nu hebben we gezien om welke problematiek het gaat. Het is een echte opdrachtgever en bij deze opdracht konden we het hele scala aan vaardigheden, dat we hebben geleerd, in praktijk brengen.’

Hobbels

Natuurlijk waren er ook hobbels. Het ging om een grote opdracht in een ongebruikelijke situatie vanwege de uitbraak van de Covid 19-pandemie. ‘In de beginfase was niet duidelijk wat er van ons werd verwacht’, zegt student Tom Leenders. ‘We zijn een hele tijd bezig geweest om de scope vast te stellen. Dat ging niet zonder slag of stoot.’

Sandra McEwan herkent dit: ‘Op een derde van de opdracht bleek dat de studenten anders dachten over de opdracht dan ik. Dit soort hobbels hoort bij IT-projecten. Herriët Heesink, de begeleidende docent van de HAN, heeft dat goed opgepakt. De studenten vonden het vervelend zo’n aanvaring, maar dat hoeft niet. Het is typisch IT. Ik heb gezegd: eigenlijk is het mooi, dat dit gebeurt. Het schuurt en dat betekent dat je de kern te pakken hebt. Het was een leermoment.’

Inderdaad, het een goede les concludeert ook Tom Leenders: ‘Het advies was: schroom niet om vragen te stellen en ga de dialoog aan als iets niet duidelijk is. Van deze stage bij een maatschappelijke instelling heb ik veel geleerd. Het in scenario’s denken, bijvoorbeeld, was compleet nieuw voor mij.’