Gemeentesecretaris Dirk van Eeten: 'We zijn meer naar buiten gericht'
“Onze gemeente wordt steeds meer een netwerkorganisatie, we willen aansluiten bij de wensen en ontwikkelingen in de maatschappij”, vertelt Dirk van Eeten, gemeentesecretaris bij de gemeente Heumen. “Daarom is onze blik steeds meer naar buiten gericht. Inwonersparticipatie en duurzaamheid zijn onze centrale thema’s.” Kenniscentrum Publieke Zaak hielp de gemeente hierbij, door projecten van inwonersparticipatie te evalueren.
Als gemeente ben je altijd bezig met het betrekken van de inwoners. Dat kan kleinschalig, door mensen te informeren met een brief. Of groot, met co-creatie van een project. Een actueel voorbeeld waarbij burgers van de gemeente Heumen worden betrokken, is bij het plaatsen van windmolens. “We hebben onze inwoners van meet af aan betrokken bij de plannen om duurzame energie in onze gemeente op te wekken. Hiervoor hebben alle communicatiemiddelen gebruikt. Berichten in de krant en op internet. We zijn met een circustent langs de verschillende dorpen en wijken getrokken. We hebben onze ambities voor het worden van een duurzame gemeente toegelicht en het concept van het plan met de input van onze inwoners gemaakt. Nu het plan ter inzage wordt gelegd geven toch een aantal inwoners aan deze participatie gemist te hebben”, vertelt Dirk van Eeten. “Met de terinzagelegging zetten we de volgende stap en vervolgen we het gesprek, maar het blijft moeilijk om iedereen die betrokken is ook daadwerkelijk te bereiken.”
Processen versterken inwonersparticipatie
Het is een van de vele voorbeelden van de gemeente rondom burgerparticipatie. Ze vroegen Kenniscentrum Publieke Zaak om een aantal van deze trajecten te evalueren. Wat deden ze goed? Wat kan beter? Van Eeten: “We kwamen in aanraking met de HAN door een werkconferentie wonen, welzijn, zorg. De kennis die zij in huis hebben over werkprocessen en instrumenten, daar zagen we kansen. Door de evaluaties van Kenniscentrum Publieke Zaak konden wij onze processen versterken en instrumentarium ontwikkelen waarmee we de burgerparticipatie verbeteren.” Door participatief actieonderzoek komt de nadruk op sámen leren, innoveren en verbeteren. “We leren zelf ook te evalueren.”
“De onafhankelijkheid van het Kenniscentrum helpt ons met een frisse blik naar inwonersparticipatie te kijken. We hebben gereflecteerd op wat werkt en wat beter kan. Checklists, best practices en evaluaties hielpen ons om andere keuzes te maken bij nieuwe trajecten. Later kwam er meer nadruk op de ambtelijke rol en vaardigheden aanleren. Publieke Zaak heeft ons geholpen het samenspel tussen wethouders, opdrachtgevers en projectleiders te verbeteren. Dat was ook één van de punten die uit de evaluatie naar voren kwam: we moeten de hele trap meenemen. Alle radertjes moeten goed in elkaar grijpen, iedereen moet werken voor hetzelfde doel, vanuit hun eigen rol. Hoe pakken we dit traject aan? Welke criteria gelden? Het bestuur moet deze voorwaarden vaststellen en in de organisatie neerleggen. En na afloop uiteraard terug langs dezelfde trap. Heeft het voldaan aan de criteria? Is het gegaan zoals afgesproken?”
Open communicatie centraal
Een ander leerpunt uit de rapporten van Publieke Zaak was het afbakenen van verwachtingen en communicatie. Van Eeten: “De beleving van inwoners is soms anders dan wij verwachten. Daarom is open communicatie heel belangrijk. Je moet je inleven in de leefwereld van inwoners.” Tijdens het ombouwen van een kantoorpand tot huisvesting voor statushouders, koos de gemeente ervoor een participatief proces in te richten met direct omwonenden. Een aantal omwonenden gaf gehoor aan de oproep. De gemeente vertelde dat ze met de wijk in gesprek waren. “Voor de betrokken inwoners voelde dit ongemakkelijk. Zij gaven aan voor zichzelf te spreken, niet namens ‘de wijk’. Hier moeten we scherp op zijn. Zijn een paar inwoners de wijk? Hoe zorg je ervoor dat je de hele wijk meeneemt?”
“We staan nu bewuster stil bij het proces en de rollen en verantwoordelijkheden. De lessen van Publieke Zaak hebben we tot een checklist gemaakt. Soms word je gedwongen door de tijd en omgeving om bepaalde keuzes te maken, we hebben geleerd om dan ook goed te communiceren.” Een voorbeeld is de herinrichting van een straat in de gemeente. Na diverse klankbordsessies en open communicatie, bleek dat het niet alleen om de fietsstraat ging, maar ook over de straten in het verlengde én over parkeerplaatsen bij een winkelcentrum. Er werden andere keuzes gemaakt. “Zorgvuldige communicatie is dan belangrijk. Mensen hebben er vaak wel begrip voor als je het uitlegt. De beleving is bij iedereen anders, het is dan lastig om iedereen tevreden te stellen, maar je hoopt dat mensen de keuzes begrijpen.”
Lerende gemeente zijn
Het is een voordeel dat het Kenniscentrum een onderdeel is van de HAN. “We willen een lerende organisatie zijn. We maken dankbaar gebruik van de instrumenten van de HAN. De gemeente is een complexe omgeving, vol politieke wensen. Er is druk om snel de juiste methode te kiezen. Dankzij de HAN hebben we de beschikking over middelen die we kunnen inzetten.”
Van Eeten geeft ook graag wat terug. “Als het over wederkerig bestuur gaat, we nodigen studenten uit om bij de gemeente stage te lopen of hun afstudeeronderzoek te doen. Zo krijgen ze gevoel voor het werken in publiek domein. Ook neem ik deel aan het gesprek met studenten over macht en politiek bij de opleiding Master Management & Innovatie (MMI). We vinden het belangrijk om de samenwerking aan beide kanten op te halen en te brengen. We zouden alleen nog beter, naast onderwijs en gemeente, ook de bedrijven te betrekken.”
Ook dit jaar wordt Publieke Zaak ingezet voor twee evaluaties. “In de gemeente Heumen is een grote gemeenschap van vrijwilligers. Het verenigingsleven is hier rijk en bloeiend. De kracht van de gemeenschap is een groot goed. Vrijwilligers verdienen steun, bijvoorbeeld met respijtzorg of met opleidingen. We willen ook het contact tussen vrijwilligers onderling stimuleren. Daarom kijkt Publieke Zaak dit jaar mee naar ons initiatieven- en vrijwilligersbeleid.” “De gemeenschap in gemeente Heumen is zo belangrijk. Jaren terug, tijdens de toestroom van vluchtelingen, hadden we eerder een overschot aan vrijwilligers. Zoveel mensen wilden wat betekenen. Het geldt voor iedereen in de gemeente, ook voor ons: als het ‘raakt’, steekt iedereen de handen uit de mouwen.”
Aansluiten op de gemeenschap belangrijk in Heumen
De ambitie van de gemeente is duidelijk: “We willen met elkaar de gemeenschap zijn. Als gemeente willen we aansluiten en ondersteunen bij wat er voor onze inwoners toedoet. We borgen de infrastructuur die voor onze inwoners belangrijk is. Wij halen bij ze op wat voor hen belangrijk is en wat werkt. Van ons vraagt dat we dichtbij zijn, inspelen op de vraag en duidelijk communiceren. Wij nemen niet over, maar ondersteunen naar behoefte. We streven naar een organisatie DNA waarin we burgers, bedrijven en onderwijs betrekken. Dichtbij de samenleving staan. Daar gaan we voor.”
Kenniscentrum Publieke Zaak evalueerde in 2017 een drietal burgerparticipatieprojecten in opdracht van de gemeente Heumen. Ook in 2018 evalueerde zij een aantal projecten. Daarnaast werd een presentatie gegeven om de rol van de gemeenteraad bij burgerparticipatie aan te scherpen. Ook dit jaar zal het Kenniscentrum de gemeente Heumen helpen en het initiatieven- en vrijwilligersbeleid evalueren.
Kenniscentrum Publieke Zaak
Het Kenniscentrum Publieke Zaak streeft naar het bevorderen van maatschappelijke waarde door bij te dragen aan de kwaliteit van bestuur en het innovatief vermogen in het publieke domein.
Lees verder ...