Werkende principes waarderende audit
05 juli 2017
Onlangs is er voor de interne audit een nieuwe methodiek toegepast bij een aantal opleidingen van de HAN en geïmplementeerd in onze aanpak van kwaliteitszorg. De methodiek is gebaseerd op de uitgangspunten van Appreciative Inquiry (AI) en wordt de ‘waarderende audit’ genoemd. I n essentie draait AI om de vraag ‘wat leven geeft’ aan een organisatie, een groep mensen of aan een individu.AI is naast een methode, een proces, waarlangs persoonlijke en organisatorische veranderingen kunnen worden vormgeven.
Tijdens onze zoektocht naar de achterliggende gedachte van waarderend auditen, het proces en de dilemma’s spraken we Gerdien Vegter en Frank Vonk van SU O&O kwaliteitszorg, Gérard Hendriks en Chantal Raben van de opleiding Management in zorg en dienstverlening en Alja van der Lek van de opleiding Culturele en maatschappelijke vorming. Een rondje langs de velden gaf het volgende beeld.
Een nieuwe audit op inhoud en methode
Voorheen is de interne audit ingezet als een controle-instrument om te toetsen of opleidingen voldoen aan de standaarden van de NVAO en de criteria zoals die binnen de kaders van de HAN beschreven staan. Opleidingen overladen de medewerkers van kwaliteitszorg met documenten om te bewijzen dat men goed werk levert. De audit zelf en de uitkomsten leiden dan vaak tot een defensieve houding bij de opleiding, omdat ze eigenaarschap missen. Tenslotte wordt er dan ook nog een oordeel geveld op de afzonderlijke standaarden. Zoals Kees Boele al aangeeft in zijn artikel 'Wij willen uit die groef stappen’ (Scienceguide, 28 juni 2017) wil de HAN af van de afvinkcultuur, door uit de groef te stappen van ‘niet nat willen gaan’ en het ‘indekken door veel te gaan beschrijven en protocolleren’. Vooral bij een negatief oordeel gaat het gesprek eerder over of de medewerkers van kwaliteitszorg wel de juiste conclusies hebben getrokken dan over de betekenis die opleidingen aan deze conclusies kunnen verbinden.
De nieuwe manier van auditen is een uitwerkingsvorm van het ‘uit de groef stappen’. Het nieuwe instellingsplan met als één van de uitgangspunten professionals governance, verantwoordelijkheid en eigenaarschap daar leggen waar deze horen, vraagt ook om een kritische blik op het eigen handelen en de opstelling van kwaliteitszorg. Zowel op methode als op inhoud zijn veranderingen doorgevoerd, geen honderden criteria toetsen en afvinken, maar kijken naar de vier basisstandaarden van de NVAO (beoogde leerresultaten, de onderwijsleeromgeving, toetsing en de gerealiseerde leerresultaten) en naar een vijfde standaard: kwaliteitszorg binnen de opleiding. Nu voert het team kwaliteitszorg een ‘lichte’ deskresearch uit en krijgen opleidingen aandachtspunten aangereikt op deze standaarden en krijgen daarnaast zelf de gelegenheid om vooraf onderzoeksvragen aan het panel mee te geven. Ook om daarmee het “goede gesprek” te kunnen voeren en focus aan te brengen in het gesprek.
In de interne audit staan de vragen en de dilemma’s van de opleidingen zelf centraal, deze worden in een open dialoog en vanuit vertrouwen met een constructieve, kritische blik besproken met alle stakeholders zoals studenten, werkveld, lectoren, docenten en een panel met collega-instituten en inhoudsdeskundigen. Opleidingen stellen naar eigen inzicht de interne auditdag samen, bijvoorbeeld door het geven van presentaties, best practices, binnen- en buitenkringen, ronde-tafelgesprekken etc. Medewerkers van kwaliteitszorg gaan met opleidingen op zoek naar ‘waar wil je naar toe als opleiding?’ en ‘waar kun je je op verbeteren?’ De opleidingen krijgen waardering voor wat er goed gaat, waar hun kracht zit. ‘Het is echt een paradigmashift, het eigenaarschap blijft bij de opleiding!’
Eerst wat ‘AI’ nu is
‘AI is de kunst en kunde om vragen te stellen over het potentieel van een organisatie met de bedoeling deze volledig tot zijn recht te laten komen. In essentie mobiliseert AI zelfonderzoek door de ‘onvoorwaardelijk positieve vraag’ te stellen aan stakeholders en andere betrokkenen. De AI-methode bestaat uit vier basale stappen: Discover; Dream; Design en Destiny. De opgave van een AI-proces is aandacht geven aan de verbeelding, innovatie en verandering. AI geeft ruimte aan ontdekken, aan dromen waar maken in plaats van aan ontkennen, kritiek geven en negativiteit. Op een fundamenteel niveau zoekt AI naar een constructieve verbinding tussen een groep mensen en het grote geheel waarover zij praten in de vorm van capaciteiten, prestaties, kennis, innovaties, wensen, dromen, mogelijkheden, waarden, piekmomenten en toekomstbeelden die mensen nastreven en wenselijk achten (Masselink & Nieuwenhof, 2013).
De bedoeling van het waarderend auditen
‘ Uiteindelijk hoop je altijd dat een audit ingezet wordt om de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren. Om scherp te zijn of we nog steeds bezig zijn om steeds beter ontwikkelde studenten af te leveren aan de arbeidsmarkt. Studenten die niet alleen goed zijn in hun vakgebied (kwalificatie en socialisatie volgens Biesta) maar die ook iets hebben mee gekregen in Bildung, waar je nog iets aan toe hebt kunnen voegen qua persoonlijke ontwikkeling’.
De bedoeling van de waarderende audit is om als opleiding zelf eigenaar te zijn van de eigen analyse van de kwaliteit, sterktes en zwaktes, en om zelf eigenaar te zijn van mogelijke en bij de opleiding passende interventies – geen ‘one size fits all’. De nadruk ligt op het pakken van de regie en op het inzetten van uitkomsten. De uitkomsten leveren input op voor profilering, verbetering, zelfreflectie en het formuleren van doelen. Een bijkomend doel was om de weerstand tegen de interne audit weg te nemen, de oude methode riep een bepaalde sfeer op van ‘de maat genomen worden’.
Terugblik op proces en inhoud
Anders dan voorheen gebruikelijk was, het verzamelen van veel (papieren) materiaal en het maken van een uitgebreide kritische reflectie, wordt er nu bondig en krachtig gerapporteerd. Geen papieren tijgers meer die niet bijdragen aan de kwaliteit van een opleiding! De opleiding bepaalt zelf wie er voor de audit uitgenodigd wordt, welke thema’s neergezet worden en vanuit welke perspectieven de thema’s te benaderen.
De opleidingen, die we gesproken hebben, kijken positief terug op de interne audit, met name zelf invulling geven aan de bespreking van de dilemma’s en deze samen te kiezen wordt als positief ervaren. ‘Het is gelukt om de dilemma’s met studenten en werkveld te bespreken.’ Door het toepassen van de waarderende manier van auditen ontstaat er volgens de geïnterviewden een ontwikkelgesprek op basis van een zelf gekozen onderzoeksvraag. De dag zelf hebben de geïnterviewden als prettig ervaren.
Een waarderende audit is niet alleen een procesmatige verandering maar de aanpak vraagt ook om gedragsverandering. ‘De controlerende audit van voorheen roept het gedrag op dat je probeert om onder die controle uit te komen. Je probeert je minder goede kanten te verdoezelen, terwijl iedereen weet dat overal wel wat aan de hand is. Samen zoeken naar- en bespreken van dilemma’s is een totaal andere insteek. Dit vergt van ons een ander gedrag. Het is wel onze intentie geweest om onze dilemma’s goed op tafel te leggen.’ De opleidingen hebben vooraf goed nagedacht welke dilemma’s zij op tafel leggen. Wil een audit meerwaarde hebben voor de opleiding dan is het noodzakelijk om samen met de studenten en het werkveld hierover het gesprek aan te gaan. Het is van belang dat je als opleiding weet wat je doel is met de audit, welk leereffect je wilt bereiken en wat de audit moet opleveren. In dit veranderingsproces moet vertrouwen worden opgebouwd, dat betekent erop vertrouwen dat de basiskwaliteit op orde is en altijd gezocht wordt naar verbetering.
Geopperd is dat door de auditoren kritischere vragen gesteld mogen worden. Een nieuwsgierige kritische blik wordt tijdens de dag op prijs gesteld. Ervaren wordt dat auditoren nog zoekende zijn in deze nieuwe methodiek, hun rol nog moeten vinden. De audit kan volgens geïnterviewden door een goede voorbereiding in de waarderende aanpak scherper worden neergezet voor maximaal effect. Ook is het niet eenvoudig om alle genodigden, zowel panelleden als stakeholders bijeen te krijgen, dat kost tijd. Daarnaast is het goed om terug te blikken op de audit van vorig jaar om zo de PDCA-cyclus te doorlopen. Naast dilemma’s is het goed om eveneens de sterke kanten van je opleiding te benoemen: wat gaat er goed? De droomfase mag meer aan bod komen, dit kan aan de orde komen door samen met het auditteam de verdieping te zoeken ofwel voorafgaand ofwel aansluitend aan de interne audit
Is deze audit een goede voorbereiding op de formele visitatie en accreditatie?
De interne audit geeft geen indicatie of garantie voor de formele visitatie en accreditatie, de auditoren beoordelen niet, hier schuurt het ook. De uitkomsten van de formele audit (accreditatie) zijn van groot belang, hier wil je geen risico in nemen. Dit is wel een dilemma: welke rol heeft de externe audit, waarderen of oordelen? De impact van een oordeel, met name een negatief oordeel op standaarden, kan groot zijn. Hier moeten we gezamenlijk met stakeholders het gesprek over aangaan: wat is de rol van de NVAO, adviseren, beoordelen of een kritische vriend? De bovengenoemde thema’s worden hierom strategisch ingezet, dit is een heel zoekproces. In het bovengenoemde artikel van Scienceguide vertelt het CVB welk gesprek zij voeren met de NVAO voor een andere insteek van de accreditatie, met name ten aanzien van het experiment deeltijd.
De interne audit is door andere inhoud en vorm daarmee geen één op één voorbereiding op de externe audit, het zijn (nu nog) twee verschillende stromen.
Bronnen
Biesta, G. (2015). Meten wat we waardevol vinden, of waardevol vinden wat gemeten wordt? In: Klarus, R. & Beer, F., de. (red.). Waar, goed en schoon onderwijs. Leusden: ISVW Uitgevers, 82 - 101
Masselink, R. & van den Nieuwenhof, R. van den (2013) Appreciative Inquiry, http://docplayer.nl/10854472-Appreciative-inquiry-robbert-masselink-en-rombout-van-den-nieuwenhof-het-begin-hoofdstuk-1.html , geraadpleegd op 4 juli 2017
Aantal reacties: 2
Gisela, waar zitten de knelpunten?
Dit is een aantrekkelijk beeld. Onze recente ervaring, zelfs met het nieuwe kader, komt daar helaas niet mee overeen. Het is blijkbaar moeilijk om accreditatiepanels hierop voor te bereiden.