Pabo Groenewoud zoekt kwaliteit en rust in toetspraktijk

Aanleiding

“Enige tijd geleden heeft de Pabo een visiestuk geproduceerd over het beleid rond toetsen in de opleiding; vervolgens rees de vraag hoe dit in de praktijk gerealiseerd kon worden. Een goede organisatiestructuur bleek onontbeerlijk. Normaliter staat men weinig stil bij de organisatorische processen rondom toetsing. Ook extern voltrokken zich ontwikkelingen: maatschappelijke onrust over toetsprocessen was aanleiding tot een aanpassing van de Wet op het Hoger Onderwijs en de handreiking aan hogescholen over toetsing vanuit de HBO-raad.
Met deze zaken op tafel ging onze projectgroep aan de slag.”
 

Projectgroep

“Het management van de Pabo wilde graag een projectleider ‘van buiten’. Iemand met een frisse blik. De andere projectgroepleden, Esther Mannens, Petran Meertens en Gerard Boersma, zijn allemaal op de een of andere manier betrokken bij toetsing, o.a. door ervaring met digitaal toetsen, of uit hoofde van ervaring in een eerdere toetscommissie.”

Werkwijze

“Ik start een project altijd op met het schrijven van het advies. Dat klinkt natuurlijk vreemd, maar dat heeft wel z’n redenen…
Door zo te werken gaat er direct na de eerste bijeenkomst al een conceptadvies in de groep rond. Bij elke bijeenkomst ontstond er een bijgesteld document, een soort ‘sneeuwbaldocument’, dat opnieuw door alle projectgroepleden kon worden bediscussieerd op andere en nieuwe punten. Zo kwamen wij tot ons eindadvies. Als projectleider was ik de schrijver van het advies, en de groepsleden de redacteuren. Ik vind het een prettige werkwijze: diegene die je adviseert wordt langzamerhand bekend met het advies en schrijft er aan mee. Daardoor ontstaat draagvlak; ook werkt het effectief, en het eindadvies komt niet als een verrassing.”
 

Voorbeelden van elders?

“Nee, voorbeelden van organisatieprocessen rondom toetsing hadden we niet in gedachten. Wel had ik voor ogen dat er voor de dagelijkse zaken een commissie beschikbaar moet zijn. Daar moet een examencommissie zich niet mee bezighouden. Ook wilde ik voorkomen dat taken en rollen zich gingen verspreiden over individuen en bureaus. Daarmee loop je het risico dat kennis en gegevens versnipperd raken, en de communicatie lastig wordt. Het is wel eens voorgekomen dat men niet goed op de hoogte was van alle aspecten in het toetsproces, met vervelende gevolgen. Mensen delegeren verantwoordelijkheden, maar wie het oppakt is onduidelijk.”

Advies 1: herinvoering van een toetscommissie

“De Pabo heeft een toetsbureau, maar dat is niet de plek waar beslissingen moeten worden genomen. Een toetsbureau is uitvoerend. Besluiten nemen en mandaat horen thuis bij een toetscommissie. De examencommissie moet kunnen overzien wat er gebeurt, en dat is onmogelijk als besluitvorming verspreid in de organisatie plaatsvindt. Met een toetscommissie in functie, kan de examencommissie haar verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van toetsing ook echt nemen.”

Advies 2: examencommissie is eindverantwoordelijke

“Examencommissies worden – zie de WHW – niet alleen verantwoordelijk, maar worden ook afgerekend op de controletaak. Er kan geen toets afgenomen worden zonder dat de examencommissie het stempel ‘OK’ heeft afgegeven. Voorheen was dat minder duidelijk en was de rol van de examencommissie eigenlijk ondersteunend. Nu moet zij initiërend zijn, en als portefeuillehouder optreden.”

Advies 3: ontwikkel twee kwaliteitscycli: de jaarlijkse toetskwaliteitcyclus onder regie van de examencommissie en de OWE-toetskwaliteitcyclus onder regie van de toetscommissie

“De grote, jaarlijkse toetskwaliteitcyclus moet de rapportage en verantwoording naar het management en naar buiten toe opleveren; de examencommissie is hier penvoerder. Alle zaken en voorvallen worden hierin gebundeld en voorzien van voorstellen voor verbeteringen. Dit is openbaar.

De toetscommissie staat organisatorisch onder de examencommissie en verzorgt de kwaliteitscyclus rond de OWE’s. Zij adviseren op basis van analyses en evaluaties met docenten en studenten over de kwaliteit van toetsen. Ook kleine aanpassingen in lopende toetstrajecten gaan via de toetscommissie. Problemen over het ontwerp van een toets komen daarentegen terecht bij de examencommissie. Bij de constructie van toetsen helpt de toetscommissie op verzoek de beroepstaakteams. Ze zijn niet alleen beoordelaar, maar bieden dus hulp, eventueel ook ongevraagd.

Het aardige van de jaarlijkse cyclus is dat de waan van de dag buitenspel wordt gezet. Er wordt vaak en veel geëvalueerd, met veel gegevens op veel verschillende momenten. Hierdoor zijn we geneigd steeds processen te willen veranderen en aanpassingen te plegen. De twee cycli moeten dit reguleren. Kleine aanpassingen kunnen gedaan worden in de toetskwaliteitcyclus, met de vertraging van een halfjaarlijkse OWE-cyclus. Dit brengt onthaasting. De lange cyclus voorkomt dat nieuwe gegevens steeds leiden tot veranderingen. De rapportage van de jaarlijkse cyclus verwerkt de gegevens van de toetscommissie, van de NVAO, van de NSE en nog meer bronnen. Deze informatie moet een jaarlijks samenhangend beeld opleveren en leiden tot geïntegreerde adviezen. Korte termijn aanpassingen, soms aanpassing op aanpassing op aanpassing, kunnen zichzelf nooit bewijzen doordat de volgende verandering alweer is doorgevoerd. Met het proces van cycli creëren we rust en kan de effectiviteit van veranderingen worden aangetoond. En ook al zou het management snel willen reageren op aangetoonde verbeterpunten, is het wel zo dat zij vooral op zoek zijn naar duurzame antwoorden. En de resultaten van onze projectgroep, onze adviezen, geven het management zeker goede antwoorden, zowel naar buiten toe als intern. Dat is de kracht van dit model.”
 

Status

“Het MT van Pabo Groenewoud heeft onze adviezen besproken. Momenteel ligt het advies voor aan de examencommissie. De verwachting is dat deze de adviezen grotendeels overneemt en op onderdelen nog wat aanpast. Het komende halfjaar wordt de nieuwe organisatie rond toetsing verder geconcreet gemaakt, en daarna in stappen ingevoerd. Mijn taak als projectleider is afgerond. Het was een kortlopend en efficiënt traject; al met al zijn we twee maanden bezig geweest.”

Meer informatie over de adviezen van de projectgroep is verkrijgbaar via Hermi Beute, h.beute@han.nl.

Facilitering en randvoorwaarden voor het functioneren van examencommissies van de HAN zijn beschreven in een notitie door o.a. Niek de Bruin en Belinda Scholten is opgesteld (zie o.a. HANovatie, 8 april 2011, Examencommissies HAN slaan kwaliteitsslag)

Tanja Ledoux