Lean-werken. Trend of hype?

17 januari 2012
Arian Hofland en Janneke van der Pol

Op donderdag 24 november vond in Arnhem de Etalagebijeenkomst ‘Operational Excellence in de praktijk’ plaats. Wegens overweldigende belangstelling werd deze Etalage in december herhaald in Nijmegen.  Ben Buurman (PABO-Nijmegen), Janneke van der Pol (procescoördinator stagebureau PABO-A), Sandra Wiechers en Arjan Hofland (medewerkers SB) presenteerden daar hun ervaringen met de lean-methode.

 

 

De Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN) heeft met meerdere processen te maken. Om inzicht te krijgen in de verschillende processen kan gebruik worden gemaakt van de‘Lean-methode’. Wat gebeurt er bijvoorbeeld bij de inschrijving van een student? Is er in dat proces ruimte voor verbetering en wat zijn eigenlijk de verwachtingen van de klant? Voordat deze vragen beantwoord konden worden heeft Ben Buurman eerst het van belang van de ‘Lean-methode’ toegelicht. Daarna hebben Janneke van der Pol, Sandra Wiechers en Arian Hofland hun ervaringen met Lean gepresenteerd.

Lean principes

Lean is een andere manier van denken en doen. Lean draait om de klant en om datgene te doen waar de klant om vraagt. Om Lean te kunnen gaan werken zijn er 5 Lean principes ontworpen. Het eerste principe is om te specificeren wat waarde heeft voor de klant. Het tweede principe is kijken naar alle activiteiten in het proces van begin tot eind. Ook dient er sprake te zijn van het aanbrengen van flow in de activiteiten. Het vierde principe is dat wat alleen door de klant wordt gevraagd van belang is. Daarnaast is continue verbeteren het vijfde principe.

Verspilling

Door de Lean principes te hanteren kan er samen met collega’s gekeken worden of er verspillingen uit het proces gehaald kunnen worden. Er zijn een aantal vormen van verspilling. Bijvoorbeeld het doen van onnodige bewerkingen, waarbij meer wordt gedaan dan nodig is of onnodige bewegingen of handelingen van mensen in hun werk. Bovendien kan het niet volledig gebruik maken van het talent van medewerkers een vorm van verspilling zijn.

Baat bij Lean?

Wat levert Lean werken uiteindelijk op? Volgens Ben Buurman zijn er een aantal voordelen aan het Lean werken. Zo neemt de productiviteit van medewerkers toe. Er kan meer worden gedaan met hetzelfde aantal mensen. Tevens is er sprake van een afname van de doorlooptijd. Een roostermaker bij de HAN kan door Lean werken bijvoorbeeld later beginnen aan het maken van een rooster. Ook zal uiteindelijk de klanttevredenheid toenemen. Dit komt doordat er bij de Lean-methode wordt ingespeeld op de behoefte van de klant. Daarnaast zijn er duidelijke verantwoordelijkheden binnen de processen en structuur die gekoppeld is aan de klantwaarde. Verder is gebleken dat uiteindelijk door deze andere manier van werken de medewerkerstevredenheid toe zal nemen.

Lean in de praktijk

Een voorbeeld van het werken met de Lean-methode wordt gepresenteerd door Janneke van der Pol, procescoördinator bij het stagebureau van de Pabo in Arnhem. Bij het stagebureau is onder leiding van Janneke van der Pol een proces uitgelicht. Daarbij is gekeken naar het proces van matchen van stageplaatsen en studenten. Bij elke stap in het proces is met de medewerkers bepaald of dat verbeterd kan worden. Er zijn verbeteringen aangedragen en na afloop geëvalueerd. Hierna is besloten om andere processen en processtappen ook uit te werken.

Pilot

Het matchen van een student aan een stageplaats kost bij het stagebureau veel tijd. Een student levert een stage-aanvraagformulier in, waarmee het stagebureau een stageplaats aan de student koppelt. Als de student het niet met deze plaatsing eens is, kan hij of zij een bezwaarformulier indienen. Om het aantal bezwaren terug te dringen heeft het stagebureau een pilot ingezet. Hierbij konden studenten zichzelf inschrijven op een stageplaats. Onder de studenten is gevraagd of zij hun mening over deze pilot konden geven. Met name door de septemberinstroom is dit proces positief beoordeeld. Het stagebureau heeft de pilot geëvalueerd, waaruit verbeterpunten zijn gekomen voor het proces.

Lean en omgeving

Ook Sandra Wiechers en Arian Hofland hebben ervaring met Lean. Wat betekent Lean voor de omgeving? Voor de opdrachtgever, of leidinggevende betekent dat samen met de klant het probleem geanalyseerd moet worden. Daarnaast is het belangrijk dat de opdrachtgever of leidinggevende kan loslaten en opvangen wanneer dat nodig is. Zij zijn belangrijk en dienen er in alle gevallen te staan.

Voor de begeleider en de groep is het creëren van bewustwording   van belang. Ook het zoeken met de groep naar verbeteringen en oplossingen bij Lean-werken spelen een rol bij Lean werken. Hierbij moet niet meteen met de eerste oplossing genoegen genomen worden, maar men dient verder te kijken. In het kader van het veranderen van het proces is het belangrijk dat er wordt veranderd met respect naar het verleden. Wat vroeger gebeurde is niet per definitie fout.

Dan is er nog de klant. Bij Lean staat de klant in een hoog vaandel. Wat wil de klant en wanneer zijn ze tevreden? Als blijkt dat de klant tevreden is, is het volgens Sandra Wiechers en Arian Hofland van belang om dit succes te vieren. Zo ziet iedereen wat er gezamenlijk is bereikt.

De deelnemers aan de etalagebijeenkomsten hadden natuurlijk ook een aantal vragen. Zo waren ze benieuwd of de Lean-methode een hype is. Is de lean-methode iets tijdelijks wat na verloop van tijd weer afzwakt? Of wordt Lean-werken een trend en is het voor de lange termijn? De sprekers van de Etalagebijeenkomst zijn er van overtuigd dat Lean absoluut geen hype is. Zij stellen voor om allemaal Lean te gaan werken en dat zo te houden!

Verder vroeg men zich af of het niet een risico-volle onderneming is. Kun je er je eigen werk niet overbodig mee maken? Dat lijkt nog niet zo snel het geval te zijn!


Aantal reacties: 0